7 étapes pour créer un événement associatif

72 000.

C’est le nombre d’associations créées en France en un an. 😱

Parmi cette foule d’associations existantes, comment faire connaître la sienne ?

Pour récolter des fonds, présenter ses projets et recruter de nouveaux volontaires, une association loi 1901 doit promouvoir son activité et impliquer son audience.

Le meilleur moyen pour renforcer le lien avec les adhérents (et en attirer de nouveaux) est d’organiser un événement associatif dynamique et bien préparé. Au préalable, vous aurez besoin d'avoir créé un site d'association.

Si nous vous faisons confiance pour le dynamisme, auriez-vous besoin d’aide pour la préparation ?

Vous tombez bien : voici notre méthode en 7 étapes pour créer un événement associatif réussi !

Étape 1 : Définir les objectifs de l’événement

Tout bon événement associatif commence par la création d'un site associatif évidemment mais aussi, par la définition de ses objectifs.

Eh oui !

En ayant une idée précise et claire d’où vous voulez aller et de quels seront les objectifs de votre événement et de vos équipes, vous vous facilitez grandement la tâche.

Pour préciser correctement ses objectifs et avoir une base efficace, vous pouvez vous baser sur cette grille :

Quel est l’objectif premier de votre événement ?

C’est l’élément que vous devez garder en tête du début à la fin du processus.

Votre objectif principal peut être :

• La présentation d’un grand projet,

• La recherche de nouveaux adhérents,

• Une levée de fonds pour votre association,

• La célébration d’une grande étape dans la vie de votre projet associatif...

Les objectifs ne manquent pas !

Veillez à prioriser vos objectifs, et à n’en conserver qu’un principal. Cela vous permettra de trancher entre deux options et prendre des décisions rapidement, et en connaissance de cause.

Par exemple, si votre objectif est de recruter de nouveaux adhérents tout en présentant votre nouveau projet, veillez à accentuer les moyens mis en œuvre pour permettre l’inscription de nouvelles personnes : personnels pour aider l’inscription, feuilles de présentation, tables d’inscription... 

Les contraintes à prévoir

La planification d’un événement associatif passe aussi par la prévision des contraintes.

Plus vous anticipez les contraintes, mieux vous y serez préparés et pourrez y faire face en ayant déjà des solutions à disposition.

Dans les contraintes, vous pouvez penser :

• Aux contraires budgétaires

La première contrainte qu’il faut envisager est nécessairement la contrainte budgétaire. Elle sera à l’origine de nombreuses concessions, et doit être bien étudiée pour créer l’événement parfait dans les meilleures conditions.

• Aux contraintes de temps

La préparation d’un événement associatif demande beaucoup de temps et d’énergie. Entre les démarches administratives, les locations de matériel ou de salle et les disponibilités de chacun, la création d’un événement est un véritable casse-tête d’organisation dans le temps.

Pensez donc à noter toutes les contraintes de temps et les délais que vous devez respecter pour avancer dans votre préparation le plus sereinement possible.

• Aux contraintes météorologiques

Vous prévoyez un événement en extérieur, à Paris, en plein mois d’avril ?

Pensez au fait que les éléments ne seront peut-être pas de votre côté.

Cela est à prendre en compte lors de votre budgétisation. Vous aurez probablement besoin de barnums, de parapluies, voire d’une salle pour abriter vos adhérents et nouvelles recrues.

• Aux contraintes de personnel

Si une présentation de projet peut se faire avec un personnel restreint, un événement tel que celui de notre fausse association sportive demande beaucoup d’encadrement.

Vous devez donc aussi composer avec les disponibilités de votre équipe pour garantir le bon déroulé de votre événement et la sécurité optimale des participants.

Étape 2 : Définir son équipe et son planning

Vous savez où vous allez…

… Mais avec qui ?

Votre équipe et son organisation sont le point central de la création de votre événement.

Si vous êtes :

• soudés autour de votre projet,

• que chacun sait ce qu’il doit faire,

• et que tout le monde est motivé,

Vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre événement.

Réunissez donc autour de vous une équipe disponible sur la durée, avec des compétences multiples et des logiques différentes pour créer un groupe efficace.

Ensuite, il vous faut vous organiser et déléguer les tâches à chacun pour avancer rapidement.

Pour cela, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projets comme Trello ou Monday qui vous permettent de :

• Créer des listes,

• Attribuer des tâches,

• Mettre des limites temporelles,

• Former des équipes...

Ces outils de gestion automatisés et intuitifs vous permettront de suivre l’avancée de votre préparation, d’éviter les malentendus et d’avancer ensemble.

Étape 3 : Les démarches juridiques et administratives

Bienvenue dans la partie administrative de l’organisation de votre événement.

Ne fuyez pas tout de suite, car ces démarches sont indispensables.

En effet, la responsabilité civile et pénale de votre association est invoquée pour tous vos événements.

De plus, votre événement risque de nécessiter une demande d’autorisation auprès de la préfecture de police, ou de la mairie. C’est le cas si :

• Vous prévoyez un lieu de consommation (bar ou buvette),

• Vous prévoyez d’accueillir du public,

• Vous organisez l’événement sur la voie publique,

• Votre événement est une manifestation de type sportive.

Selon la ville dans laquelle vous organisez l’événement, vous devez également prévoir une marge.

Par exemple, à Paris, il vous faut déposer la déclaration à la préfecture de police au minimum 2 mois à l’avance de votre date d'événement.

Étape 4 : Communiquer autour de l’évènement

La communication d’un événement, c’est le nerf de la guerre. 💪

En effet, une communication réussie vous garantira que ces heures de préparation ne seront pas aveugles à ceux que votre événement peut intéresser.

Pour une communication efficace et impactante, vous devez penser :

• Aux visuels

Une image vaut mille mots.

Et le visuel de votre communication est la clé de voûte de sa réussite.

Des photos sur vos réseaux sociaux, aux flyers disponibles lors de l’événement, en passant par vos goodies ou les signatures de vos mails, toute votre communication doit être cohérente.

En partant des couleurs de votre association, créez des visuels attrayants et relatant toutes les informations sur votre événement.

Et, bien sûr, pas de panique à avoir si vous n’êtes pas graphiste professionnel, ou n’avez pas deux semaines à y consacrer.

Des outils intuitifs et gratuits tels que Canva vous permettront de faire un visuel pour votre événement associatif en quelques instants.

Canva nous a permis de réaliser ces visuels pour un faux événement associatif…

en 20 minutes !

• Aux mots que vous emploierez

Après avoir vu vos visuels (qui, on le sait, sont sublimes 😬), les intéressés et les curieux rentreront dans le détail pour répondre à cette question : “De quoi il s’agit ?”

Et là, vous aurez déjà tout préparé pour leur présenter l’événement de la meilleure des façons.

Vous devez, bien évidemment, décrire l’événement et son objectif. Cependant, veillez à ne pas vous lancer dans une description trop longue et détaillée. Gardez-la pour répondre aux questions de ceux qui souhaitent en savoir encore davantage.

De plus, n’oubliez pas de préciser :

👉 Le nom de votre événement,

👉 Les conditions d’inscription,

👉 Le prix des billets,

👉 Le lieu de rendez-vous… 

Si votre communication vous sert essentiellement à promouvoir l’événement, elle est aussi un excellent moyen de divulguer toutes les informations et vous éviter de recevoir trop de questions qui vous prendront du temps.

Vous avez une communication aux petits oignons.

Mais…

Comment l’envoyer ? Et à qui ?

L’envoi par mail pour les adhérents proches

Commencez par chouchouter les principaux donateurs et adhérents à votre association en les prévenant en avance, par mail.

Cela vous permet d’entretenir le lien entre eux et vous, tout en sondant leurs disponibilités.

Si ces personnes doivent absolument être présentes à l’événement, car elles comptent pour votre association, vous devez les prévenir le plus en avance possible.

Ainsi, ils pourront vous prévenir de leur présence, et vous pourrez ajuster l’heure ou la date de l’événement afin de réunir le plus de personnes possibles.

Utiliser les réseaux sociaux pour prévenir votre audience

Ensuite, communiquez sur vos réseaux sociaux.

Et, à cette étape, sortez l’artillerie lourde :

• visuels pour chaque réseau,

• changement des apparences de vos pages aux couleurs de l’événement,

• un décompte jusqu’au jour de l’événement...

Faites en sorte que les algorithmes des réseaux sociaux ne bloquent pas votre communication, et qu’une majorité de personnes soit au courant de l’événement que vous organisez.

Précisez également que vous êtes disponibles dans les messageries instantanées de vos réseaux pour aiguiller, conseiller et convaincre les curieux qui tomberaient sur votre promotion en scrollant le fil d’actualité.

Un article de blog pour une communication différente

Afin de communiquer différemment sur votre événement associatif, vous pouvez également prévoir la rédaction d’un article dédié.

Vous pouvez, par exemple, écrire un article sur :

• Pourquoi vous créez cet événement et ce qu’il représente pour votre association,

• La préparation de votre événement avec un article actualisé régulièrement,

• Une présentation de l’activité, ou des activités, proposées pendant l’événement...

Les solutions sont nombreuses pour promouvoir cette étape dans la vie de votre association. En créant un article dédié sur votre blog, vous humanisez votre événement et le faites vivre aux yeux de votre audience dès le début de sa création.

Favoriser le bouche-à-oreille pour les nouveaux adhérents

La bonne vieille méthode du bouche-à-oreille fonctionnera toujours pour attirer de nouvelles personnes à votre événement associatif.

Cependant, le bouche-à-oreille doit souvent être favorisé pour être réellement efficace.

Pour cela, vous pouvez :

• Proposer aux plus fidèles d’inviter une personne de leur choix,

• Favoriser le partage sur les réseaux sociaux en incitant les utilisateurs à mentionner leurs amis,

• Penser les visuels afin qu’ils se partagent facilement, en format carré par exemple.

Étape 5 : L’inscription des participants à votre événement

L’enjeu de la préparation d’un événement associatif est de savoir combien de personnes seront présentes.

Pour cela, il est nécessaire de pouvoir l’estimer avec une billetterie et un formulaire d’inscription. Vous pouvez ainsi commencer à récolter les fonds de la vente de billet, et rendre votre événement encore plus concret.

Si cela peut sembler être un travail titanesque de contacter une banque, insérer un bouton d’inscription et de paiement en ligne sur son site, et récupérer les fonds, il existe une solution pour vous faciliter la tâche : HelloAsso.

Cette solution de paiement des associations est française et propose une inscription totalement gratuite. HelloAsso est en partenariat avec des solutions de création de site…

… comme SiteW ! HelloAsso et SiteW ce sont associés pour faciliter la vie aux associations.

 Vous n’avez plus qu’à inscrire gratuitement votre association pour gagner du temps et faciliter considérablement la démarche des participants à votre événement.

Étape 6 : Vérifier les derniers détails

Vous en arrivez à quelques jours de l’événement.

Cependant, lors de l’organisation d’un événement associatif, il y a toujours des choses à faire !

Veillez à ce que toute votre préparation reste en place, et faites un point complet sur les tâches réalisées, les tâches en cours, et les tâches qu’il reste.

Par exemple, vous devez peut-être penser :

• Aux goodies que vous distribuerez pendant l’événement,

• Aux courses pour votre équipe et les participants,

• Aux communications de dernière minute pour ceux qui comptent être présents,

• Aux branchements électriques et aux outils informatiques nécessaires à la bonne réalisation de votre présentation...

Ne relâchez surtout pas vos efforts à l’arrivée de l’événement, et soyez certains que vous n’oubliez aucun aspect de votre préparation et que vous continuez de poursuivre vos objectifs.

Vous êtes prêts ?

Votre événement associatif peut avoir lieu ! 🚀

Étape 7 : Et après ?

Une fois votre événement terminé, il vous reste encore une dernière étape : votre bilan.

Si cette étape ne sert évidemment pas à préparer l’événement qui vient de se finir, elle vous sera précieuse pour les prochains.

En réalisant un document sur l’après-événement, vous pourrez voir en un coup d'œil les bonnes initiatives, celles que vous auriez dû mettre en place, et les mauvaises qui vous ont fait perdre du temps.

Pour gérer la période d’après-événement, vous pouvez :

• Rédiger un article sur le déroulé de l’événement

Vous pouvez, a posteriori, écrire un article sur cet événement associatif en intégrant des photos et témoignages des adhérents.

• Remercier les nouveaux adhérents et les participants pour leur venue

N’oubliez pas le mail de bienvenue à ceux qui vous ont rejoint, et la carte de remerciement aux fidèles de votre association.

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• Demander à votre audience de remplir un court sondage pour connaître leurs impressions

En utilisant un sondage Google Form par exemple, vous pouvez recueillir facilement les impressions des participants.

• Réaliser un bilan personnel par personne de l’équipe, puis mettre en commun.

Tous ces éléments vous permettront d’avoir une idée précise du ressenti de chacun, côté équipe comme côté adhérents, pour mener vos prochains événements d’une main encore plus experte.

Créer un événement associatif est un travail de fond, qui demande du temps et de l’énergie, mais qui sera forcément bénéfique pour votre association s’il est bien préparé.

Avec cette méthode en 7 étapes, vous êtes certains de ne rien oublier…

… Et surtout pas, de nous inviter à votre futur événement associatif !

Pour aller plus loin

Jeter un coup d'oeil à notre article dédié pour gérer son site associatif avec SiteW.