SiteW rend la création de site simple et agréable grâce à une solution sans contrainte technique ou financière.
Témoignages, interviews et exemples de sites créés. Découvrez les avis et réalisations de nos utilisateurs.
Notre histoire, nos actualités et engagements. Bien au-delà d'un service en ligne, découvrez SiteW.
Toutes les ressources au service de votre présence en ligne.
12 minutes
Le télétravail a pris de l'ampleur ces dernières années, notamment pour les entreprises en ligne. Cependant, la gestion des talents par écran interposé n'est pas nécessairement naturelle - elle requiert du temps, du savoir-faire et de la pratique.
Les dirigeants qui apprennent à mieux gérer les équipes à distance auront l'avantage dans le monde du travail moderne.
Ce guide vous aidera à maîtriser cet art et à devenir un remote manager de premier ordre. 👌
La gestion d'une équipe en télétravail peut être compliquée. En effet, il s’agit de tirer le meilleur parti de personnes que vous ne voyez pratiquement jamais, ce qui peut s'avérer délicat.
Voici quelques-uns des défis auxquels vous serez certainement confronté. Ces derniers peuvent être très différents de ceux d’un environnement de bureau traditionnel.
Parfois, les courriels et les messages Slack ne sont tout simplement pas aussi clairs qu’on l’espère. 🤯
Les employés à distance peuvent se méprendre sur les processus et les attentes, et certains n’osent pas poser de question.
Vos collaborateurs travaillent peut-être dans différents fuseaux horaires et n’en sont pas au même stade de leur vie personnelle. Certains membres viennent peut-être d'obtenir leur diplôme universitaire, tandis que d'autres s'occupent de jeunes enfants.
Vous devrez apprendre à tenir compte des préférences professionnelles et à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les horaires et les exigences.
Les différences de fuseaux horaires peuvent compliquer la communication dans le cadre du travail à distance, car il est difficile de trouver des heures de chevauchement pour les réunions d'équipe ou les points-bilan.
On peut se sentir seul et isolé en tant qu'employé à distance.
Sans interaction physique, même si le salarié a une famille et travaille à domicile, il peut être difficile de passer plus de 8 heures par jour seul devant un ordinateur.
L'épuisement professionnel peut arriver à tout le monde, mais les employés à distance y sont un peu plus sensibles. 😫
En l'absence de règles d'engagement claires, ils peuvent facilement être « branchés » toute la journée et ne jamais faire de véritables pauses.
Avec une équipe à distance, en particulier lorsque les membres sont répartis dans le monde entier, la sécurité des données devient une préoccupation, car les employés accèdent aux ressources de l'entreprise à partir de différents lieux et appareils.
Le risque de violation ou d'accès non autorisé augmente en conséquence. 🔐
Le travail à distance est souvent effectué à domicile, ce qui peut brouiller les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle, rendant difficile le maintien d'un équilibre sain.
Les employés à distance peuvent se retrouver à travailler plus longtemps, ce qui les conduit à l'épuisement et à une baisse de productivité. Les managers doivent encourager leurs équipes à fixer des limites et à faire des pauses régulières pour éviter le stress et le surmenage.
La gestion des salaires et des avantages sociaux d'une équipe dispersée peut s'avérer complexe, en particulier lorsque les membres se trouvent dans des pays différents. Ce, en raison de la diversité des réglementations fiscales, des devises et des lois sur l'emploi.
Pour relever ces challenges, les entreprises ont besoin de systèmes capables de gérer de manière transparente la paie multi-pays, en s'assurant que tous les employés sont payés correctement et en temps voulu.
Le télétravail est encore un phénomène relativement nouveau. Apprendre à gérer des équipes à distance ne se fait pas du jour au lendemain. Ne vous sentez pas obligé de tout changer d'un coup.
Trouvez les bonnes pratiques qui correspondent le mieux à votre équipe. Et accordez-vous du temps pour vous adapter. ⌛
Lorsque vous gérez des équipes à distance, il est important de fixer des règles claires à respecter. Par exemple, des réunions-vidéos aléatoires peuvent être gênantes pour certains employés.
Vous devez donc informer les membres de votre équipe de la manière dont vous comptez les gérer à distance. Il s'agit notamment de communiquer les éléments suivants :
Les valeurs et les comportements qui façonnent la culture de l'entreprise
Les procédures de télétravail
Ce qui est attendu en matière de charge de travail et de disponibilité
Il incombe aux managers que chaque membre de l'équipe connaisse ses objectifs et comprenne comment sa mission s'aligne sur l'entreprise.
Bonnes pratiques :
Réunions d'équipe : fixez un moment de la journée où l'équipe se retrouve en fonction de l'emploi du temps de chacun.
Communication : décidez des canaux de communication que vous utiliserez dans les différentes situations. Par exemple, vous pouvez informer les employés de leurs missions par courrier électronique et réserver les canaux Slack aux discussions non urgentes.
Flux de travail : créez des flux de travail (automatisés et manuels) qui aideront les employés à rester sur la bonne voie.
Descriptions détaillées des rôles de chacun : décomposez chaque rôle en tâches spécifiques, en résultats attendus et en ressources disponibles.
Feuille de route commune pour chaque projet : utilisez des outils comme Asana ou Trello pour créer des feuilles de route visuelles qui détaillent les délais, les étapes et les responsabilités.
Objectifs SMART : le cadre SMART (spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps) permet de fixer des objectifs clairs pour votre équipe. 🎯
Peu importe le temps que vos employés consacrent à l’entreprise - ce qui compte, c'est qu'ils fassent leur travail. S’ils produisent de bons résultats et atteignent leurs objectifs, ne vous préoccupez pas de leur contribution.
Cela peut aider votre équipe à rester concentrée sur la productivité et à prévenir le burn out. Cette approche encourage une culture axée sur les performances, où la qualité du travail est prioritaire par rapport à la simple présence.
Des contrôles réguliers permettent de s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.
Ces derniers doivent être plus qu'un simple point de contact de routine ; ils doivent être l'occasion d'un dialogue constructif, de la résolution de problèmes et de l'établissement de relations. Ils doivent être structurés de manière à apporter une valeur ajoutée au manager et à l'employé.
Bonnes pratiques :
Utilisez une cadence de 30-60-90 jours pour les nouvelles recrues : au cours des 3 premiers mois, planifiez des entretiens à 30, 60 et 90 jours pour discuter des progrès, résoudre les problèmes et fixer des objectifs à long terme.
Structurez les entretiens individuels : utilisez un ordre du jour pour vous assurer que les entretiens individuels couvrent les sujets-clés. Laissez du temps à la fin pour une discussion ouverte ou une conversation non liée au travail, afin d'établir une relation.
Une documentation claire est essentielle pour les équipes à distance, car elle les aide à rester cohérentes. Vous créez ainsi des points de référence pour vos employés, éliminez l'ambiguïté et vous aidez les nouvelles recrues à se mettre rapidement au diapason.
Bonnes pratiques :
Créer un référentiel pour les documents évolutifs : utilisez des plateformes telles que Notion ou Confluence pour tenir à jour la documentation.
Impliquer votre équipe : encouragez vos collaborateurs à contribuer à la documentation et à la mettre à jour.
Mettre au point des check-lists et des systèmes d'organisation pour les tâches de routine.
Concevoir des organigrammes indiquant les actions à entreprendre dans des circonstances dynamiques.
Élaborer des formulaires en ligne pour enregistrer les informations-clés. 📝
Une fois que vous avez documenté vos processus, cherchez des moyens de rationaliser vos flux de travail. Il peut s'agir d'automatiser les protocoles, ou même d'engager des sous-traitants pour s'occuper de certaines tâches fastidieuses.
Moins vous passerez de temps à gérer l'administratif, plus vous en aurez à consacrer aux missions les plus importantes.
Voici quelques moyens d'automatiser :
Flux de travail : assignez des tâches et avertissez les personnes concernées de façon automatique.
Transcriptions : laissez l'intelligence artificielle (IA) ou des sous-traitants créer des transcriptions pour vos visios ou vos entretiens. 🤖
IFTTT (If this, then that) : sur ce modèle, créez des automatisations personnalisées pour toutes vos tâches quotidiennes. Par exemple, envoyer un courriel lorsque vous terminez une mission.
Investir dans les bons outils pour le travail à distance, c'est donner à votre équipe les ressources dont elle a besoin pour exceller. Il s'agit non seulement des logiciels nécessaires aux tâches quotidiennes, mais aussi de ceux qui améliorent la collaboration, la sécurité et l'efficacité. 🛠️
En voici quelques-uns :
Bonnes pratiques :
Effectuez un audit des programmmes informatiques : examinez régulièrement les outils utilisés et voyez s'ils répondent aux besoins. Si un service n'apporte pas de valeur ajoutée, remplacez-le par un autre.
Intégrer les outils : choisissez des logiciels qui s'intègrent bien les uns aux autres, réduisant ainsi les frictions dans les flux de travail.
Il est difficile de trouver le niveau de communication idéal. Il est donc préférable de surcommuniquer plutôt que de sous-communiquer. Informez régulièrement votre équipe de l'avancement des projets et des changements généraux au sein de l'entreprise.
La communication asynchrone ne doit pas freiner les équipes à distance. Elle offre une certaine souplesse, en particulier lorsque les employés sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires.
Bonnes pratiques :
Établir des lignes directrices pour la communication asynchrone : définissez clairement quand et comment elle doit être utilisée. Par exemple, en recourant à des outils comme Loom pour les vidéos.
Dans la mesure du possible, utilisez les fonctions de programmation des applications de courrier électronique et de messagerie pour transmettre les messages pendant les heures de travail de vos employés.
Encourager une communication réfléchie : chacun doit fournir des mises à jour claires et détaillées auxquelles les autres peuvent se référer à leur convenance.
Utiliser des documents partagés : utilisez des outils comme Google Docs ou Notion pour créer des documents collaboratifs auxquels les employés peuvent contribuer à tout moment.
Encouragez la flexibilité avec vos travailleurs à distance. Vous aurez besoin de certaines règles et d'horaires chevauchants pour les réunions, mais ne créez pas de règles inutiles.
Si un employé aime faire un footing d'une heure dans l'après-midi mais commence la journée tôt pour accomplir tout son travail, ou si un parent doit s'absenter pour déposer ses enfants à l'école, cela ne devrait pas poser de problème.
Oui, vos employés sont engagés envers votre entreprise, mais plus vous leur offrez d'autonomie, plus ils seront enclins à s’impliquer.
Selon une étude de Buffer, 20 % des travailleurs à distance éprouvent un sentiment de solitude accru, et 20 % d'entre eux trouvent qu'il est difficile de collaborer et de communiquer.
Il ne s'agit pas de devenir le meilleur ami de tous vos collaborateurs, mais vous avez besoin d'un espace numérique convivial où les employés peuvent simplement bavarder.
Considérez cet espace comme une machine à café virtuelle. ☕
Vous pouvez organiser des visios régulières ou simplement créer un canal Slack spécifique pour que les collaborateurs puissent partager des GIFs amusants ou leurs projets associatifs.
Prenez le temps de vous réunir en personne au moins une fois par an. C'est un moment précieux pour développer la camaraderie et rappeler à tous qu'il y a de vrais humains derrière les noms d'utilisateur et les avatars.
Il n'est pas nécessaire de se rencontrer en personne pour organiser des activités de renforcement de l'esprit d'équipe.
Voici quelques idées :
Cours de cuisine en ligne 👨🍳
Discussions informelles sur Slack
Concours de pâtisserie 🍰
Escape games virtuels
Pictionary
Concours de photos
Batailles de GIF…
N'oubliez pas de célébrer les victoires de l'équipe, qu'elles soient petites ou grandes. Il est facile pour le travail à distance de se transformer en monotonie quotidienne, mais la reconnaissance donne à chacun l'occasion de mieux s’impliquer. 🍾🥂
Vous pouvez offrir des récompenses pour les performances ou célébrer les étapes importantes franchies par les employés. Par exemple, lorsque votre salarié fête ses trois ans au sein de l'entreprise, faites en sorte qu'il ait l'impression que c'est son anniversaire.
Bonnes pratiques :
Créez un programme de reconnaissance des employés : donnez aux membres de l'équipe la possibilité de se féliciter mutuellement pour des étapes importantes ou un travail exceptionnel.
Personnalisez vos célébrations : par exemple, envoyez un cadeau personnalisé ou une note manuscrite pour les anniversaires de travail, ou soulignez les réalisations personnelles lors des réunions d'équipe. Vous pouvez aussi organiser des fêtes virtuelles, faire livrer un cadeau à la porte d'un collaborateur ou lui accorder un jour de congé supplémentaire. 🎁
Vos employés n'admettront pas toujours qu'ils sont en train de s'épuiser - ils ne le remarqueront peut-être même pas eux-mêmes. Cependant, vous pourriez être en mesure de déceler les premiers signes d'épuisement et d'intervenir avant que la situation ne devienne incontrôlable.
Si un employé arrive en retard aux réunions ou ne fournit pas son rendement habituel, ne vous contentez pas de critiques ou de réprimandes. Apportez un soutien émotionnel. Cherchez à savoir ce qui se passe. Il se peut qu'il ait simplement besoin d'une petite pause.
La progression de carrière peut souvent se perdre dans un modèle de travail à distance. Veillez à organiser des réunions régulières avec vos employés pour en parler.
Le développement professionnel doit être un processus continu et dynamique qui s'aligne à la fois sur les besoins de l'entreprise et sur les aspirations de l'individu. Offrir des opportunités de formation ou de promotion aux employés à distance permet non seulement de les aider à développer leurs compétences, mais aussi de les fidéliser.
Selon l'Organisation mondiale de la santé (OMS), l'anxiété et la dépression entraînent des pertes de productivité qui coûtent au monde 1 000 milliards de dollars par an. 💸
Et ce n'est pas tout. Pour chaque dollar investi dans la santé mentale des travailleurs, il y a un retour de 4 dollars en productivité.
Donner la priorité au bien-être, c'est créer un environnement dans lequel votre équipe se sent soutenue, valorisée et capable de donner le meilleur d'elle-même.
Bonnes pratiques :
Proposer des modalités de travail flexibles : permettez aux membres de l'équipe d'adapter leurs horaires ou leur charge de travail en fonction de leur situation personnelle. Demandez à chacun d'indiquer ses disponibilités sur son calendrier, afin que tout le monde soit au courant.
Offrir des avantages en matière de bien-être : donnez accès à des ressources, telles qu'un soutien en matière de santé mentale, des programmes de remise en forme et des ateliers de gestion du stress. 🧘
Partager des lignes directrices et des ressources pour l'autogestion de la santé : encouragez une communication ouverte entre les membres de l'équipe et désignez un psychothérapeute auquel les employés peuvent s'adresser. ⚕️
Encourager les travailleurs à faire des pauses : rappelez régulièrement à vos collaborateurs de prendre des congés et montrez l'exemple en prenant vous-même des pauses. Envisagez de mettre en place une « journée sans connexion » à l'échelle de l'entreprise.
Invitez à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : les études montrent que cela les rendra plus productifs, plus créatifs et plus engagés. Il est important que les managers créent une culture qui permette à leurs employés à distance de se déconnecter.
Comme vous pouvez le constater, la gestion d'équipes à distance n'est pas une sinécure. Elle exige que vous surveilliez de près non seulement l'avancement des tâches et les objectifs, mais aussi le bien-être émotionnel des membres de l'équipe.
Certaines des stratégies que nous avons abordées vous sont peut-être déjà familières, tandis que d'autres vous obligeront à sortir de votre zone de confort.
Quoi qu'il en soit, nous sommes convaincus que vous serez un remote manager brillant ! 🌟
Dernière mise à jour : 13 décembre 2024
