6 outils indispensables pour gérer un projet

Travail à distance et gestion agile des collaborateurs sont deux facteurs qui ont fait exploser les outils de gestion de projet. 🛠

Qu’ils soient utilisés pour les études, les tâches personnelles, le travail en indépendant ou la collaboration en équipe, ils peuvent devenir de vrais game-changers de votre productivité et de votre organisation.

Tour d’horizon des six meilleurs logiciels de gestion de projets qui ont tous leurs particularités, de quoi faire le meilleur choix pour votre utilisation : 👇

Monday

Aujourd’hui, monday.com s’est affirmé comme étant l’un des outils de gestion de projet les plus efficaces, et ce, pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, Monday a pour ambition de vous proposer une solution à la fois simple à prendre en main et complexe dans ses possibilités pour répondre à tous les besoins.

👉  Pour cela, Monday fonctionne grâce à des tableaux dans lesquels vous pouvez ajouter des groupes, des lignes, et des colonnes prédéfinies. Parmi ces colonnes, vous retrouverez le statut de la tâche, son avancée, sa date limite, la personne chargée de s’en occuper…

… Et des espaces de discussion sur chaque case de votre tableau afin de proposer un outil de gestion et de communication complet.

De plus, Monday se démarque des autres grâce à ses capacités d’automatisation. Vous pouvez automatiser certaines tâches, comme la bascule d’un élément dans la liste des choses faites par l’équipe dès que son statut est basculé en “Fait”, par exemple. De quoi vous faire gagner du temps tout en améliorant l’ergonomie de l’interface.

Monday propose également plusieurs intégrations avec d’autres logiciels tels que Slack ou Gmail.

En termes de prix, Monday est gratuit jusqu’à deux utilisateurs : de quoi vous donner accès à un des meilleurs logiciels de gestion de projet si vous souhaitez vous organiser pour votre auto-entreprise. La formule Pro, la plus chère, monte jusqu’à 16€ par utilisateur, par mois.

✅  : Un outil extrêmement complet et puissant qui reste parfaitement ergonomique et agréable à utiliser pour tous.

❌  : Il nécessite un peu de configuration pour l’automatisation et l’association avec d’autres logiciels afin d’être parfaitement fonctionnel.

Trello

Voici Trello, le concurrent direct de Monday.

Trello repose sur un principe très simple : il vous propose trois colonnes par projet dans lesquelles ranger vos tâches comme étant à faire, en cours ou réalisées (To do / Doing / Done).

👉  Le grand avantage de Trello est de proposer des tarifs qui n’évoluent pas selon le nombre de personnes de votre équipe, mais selon les fonctionnalités dont vous avez besoin. Ainsi, si vous cherchez simplement un outil de gestion de projet pour votre groupe d’études ou votre organisation, Trello sera gratuit.

Cependant, qui dit gratuit ne dit pas simpliste et Trello vous propose une multitude de fonctionnalités. Par exemple, vous pouvez utiliser le système de couleurs et de statuts prédéfinis afin de trier vos tâches et de les rendre parfaitement claires pour toute votre équipe.

Vous avez également la possibilité de créer des tableaux privés afin de ne partager certains éléments de votre projet qu’avec une partie de vos collaborateurs, ou bien avoir votre propre tableau de bord personnel. De plus, vous pouvez également joindre des fichiers pour faire de Trello une véritable plateforme centralisée pour vos projets.

✅  : Trello est un outil au fonctionnement très simple et à l’ergonomie adaptée pour vous permettre de le prendre en main immédiatement.

❌  : Ses fonctionnalités peuvent être limitées en version gratuite, et une entreprise devra davantage se tourner vers la formule à 17,50$ par utilisateur par mois.

Asana

Autre concurrent aux fonctionnalités particulièrement intéressantes, voici la présentation d’Asana.

Asana, comme Trello ou Monday, vous propose le même système de tableaux avec un modèle en Kanban classique : à faire, en cours, et fait.

Cependant, Asana se démarque grâce à son outil de gestion des tâches, très pratique lorsque votre projet implique une multitude de personnes et de pôles de réflexion différents.

Ces tâches peuvent être assignées à n’importe quel membre de l’équipe et sont mises, par défaut, en public. Ainsi, tous les membres de l’équipe savent parfaitement où en sont les autres tâches afin de pouvoir s’organiser de façon agile.

De plus, Asana vous propose également la possibilité de créer des équipes afin d’obtenir des discussions et des tableaux privés. Asana se base sur la messagerie entre équipe afin de favoriser la collaboration entre les membres et mener à bien vos projets de A à Z. Asana vous propose donc une alternative à Slack directement intégrée à votre logiciel de gestion de projet.

Enfin, Asana vous propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités comme, notamment, la possibilité de suivre la progression des tâches. Ce point, très critiqué par les utilisateurs qui pouvaient retrouver cette fonctionnalité chez la concurrence, est désormais réglé.

✅  : Asana propose une messagerie intégrée qui permet de ne pas avoir à multiplier les supports de communication.

❌  : Sa version Business est l’une des plus chères du marché, avec 24,99€ par utilisateur par mois pour avoir accès à toutes les fonctionnalités.

Notion

Petit nouveau qui fait de plus en plus parler de lui, présentons l’outil Notion.

Notion prend de plus en plus de place, notamment depuis la crise sanitaire où il a été un allié fidèle et un outil puissant pour la plupart d’entre nous. Notion vous propose un espace de travail complet pour la prise de notes, la gestion de tâches et de projets.

👉  L’outil vous propose un design très sobre et moderne qui peut être personnalisé de A à Z : une vraie feuille blanche du web sur laquelle organiser vos projets.

Cette personnalisation mène à l’une des possibilités les plus importantes de Notion : sa capacité à utiliser plusieurs fonctionnalités différentes sur une même page. En effet, vous pouvez ajouter des listes, des tableaux, des pages de prise de notes, des dates d’échéances… Sur la même page.

L’intégration de fonctionnalités, de liens ou de membres se fait via une manipulation très simple : l’ajout d’un slash / sur la page.
En termes de tarifs, Notion est relativement abordable. Pour un compte personnel, Notion vous propose de vous inscrire gratuitement. Pour une équipe classique, comptez jusqu’à 8$ par utilisateur par mois. Pour une entreprise, vous pouvez directement contacter les commerciaux de Notion afin d’établir une solution adaptée.

✅  : Notion est disponible depuis un navigateur et vous donne un espace de travail agile et facteur de productivité.

❌  : Cependant, Notion peut avoir l’effet inverse avec toutes les fonctionnalités disponibles qui vous feront passer davantage de temps sur la personnalisation que la productivité.

Basecamp

Dans la mise en place d’un projet, la communication entre les membres est primordiale. C’est exactement ce qu’a compris Basecamp.

Basecamp base son modèle sur la discussion entre les membres. Vous disposez d’un espace dédié à la discussion, Campfire, qui fonctionne comme un réseau social professionnel.

Pour se répartir le travail, des tableaux des listes de choses à faire simples sont mises en place. Simple et efficace, de quoi ne pas se perdre dans les options de personnalisation et de fonctionnalités.

Pour les communications plus importantes, vous disposez du tableau principal de l’équipe sur lequel faire des annonces officielles et générales. Vous pouvez également inclure un Agenda afin de répartir les tâches sur la durée et gérer les échéances de vos projets.

Basecamp propose également une fonctionnalité intéressante : le Check-in. Vous pouvez l’automatiser afin que l’application demande, à chaque fin de journée, le travail réalisé par les membres. Cela vous donne un suivi complet des tâches pour organiser vos projets au mieux.

Vous pouvez également partager des documents sur un espace dédié afin de favoriser l’échanges et de faire de Basecamp une plateforme collaborative et principale. Vous disposez donc d’un outil complet et simple à utiliser.

✅  : Basecamp est la solution qui propose les options de communication les plus intéressantes entre les membres.

❌  : Bien qu’il dispose d’un essai gratuit de trente jours, l’outil est relativement onéreux. Pour la version Business, comptez 99$ par mois.

Microsoft project

Enfin, place à l’outil Microsoft de gestion de projet. Vous êtes sûrement déjà familiers avec les outils Teams, ou l’ensemble de la suite 365. Alors, voici votre potentiel nouvel outil préféré : Microsoft Project.

MS Project se concentre sur les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Ces ressources sont ensuite traduites en tâches que vous pouvez affecter à vos collaborateurs facilement. Vous pouvez également créer un plan complet de votre projet pour avoir une trame solide et définie directement dans votre outil de gestion de projet.

De plus, MS Project vous propose de visualiser votre projet via des graphiques et une ligne de temps directement générée depuis les ressources et données que vous avez renseigné.

MSP propose également une gestion du budget lié à votre projet. Vous pouvez intégrer le portefeuille du projet afin d’avoir également la vision du budget, des dépenses et des potentielles optimisations nécessaires. Cela permet une gestion des coûts de votre projet directe et intégrée à votre logiciel de gestion principal.

Contrairement aux autres solutions, Microsoft Project est un logiciel de gestion à acheter. Sa version locale est à 849€. Vous disposez également d’une solution Cloud, dont la version de base est à 25,30€ par mois par utilisateur.

✅  : L’outil Microsoft vous permet d’avoir accès à un outil de gestion des tâches qui vous sera familier tout en le connectant à des applications déjà utilisées par vos équipes comme Teams, Outlook ou Word.

❌  : Cependant, cette solution n’est pas aussi agile que les précédentes et pourrait ne pas convenir à des équipes plus petites, ou au fonctionnement plus transversal.

Vous l’avez vu : les outils de gestion de projets sont aujourd’hui nombreux et vous proposent chacun des particularités différentes. Un tout-en-un complet avec Monday, une gestion simple et efficace avec Trello, une personnalisation complète sur Notion ou une communication facilitée avec Basecamp…

… Il y en a pour tous les goûts et tous les projets ! 👀

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