Nos astuces de pro pour organiser un webinaire captivant

A moins d’être le roi de la tchatche, pas facile de préparer un webinaire…

Mais malgré tout, cela en vaut vraiment la peine. 

En effet, ce format n'a fait que gagner en popularité : les études montrent qu'il s'en produit un toutes les deux secondes. 

Bien plus que les appels vidéo ou les conférences, les webinaires constituent une source d'information structurée, axée sur la valeur. Et s’ils sont bien conçus, ils vous permettront d’établir des relations, de faire valoir votre expertise et de développer votre entreprise en ligne.

Voici quelques-uns des meilleurs secrets pour organiser un webinaire réussi… 👍💻

Un webinaire, c’est quoi, en 3 mots ?

Contrairement au pitch qui se passe en physique, un webinaire est un séminaire interactif en ligne, qui vous permet de faire une présentation virtuelle devant n'importe qui dans le monde. 🌐

Vous pouvez inviter des personnes à participer en temps réel, enregistrer la présentation et envoyer la rediffusion à ceux qui n'ont pas pu assister à l'événement en direct.

Parallèlement, vous recueillez des informations sur les participants, que vous pouvez utiliser pour mener des actions de sensibilisation personnalisées.

De plus, vous pouvez intégrer une session de questions-réponses à votre webinaire, afin de répondre directement aux préoccupations de votre public.

Les (nombreux) avantages d’une conférence en ligne

Si vous souhaitez vous démarquer de la masse, l'organisation d'un webinaire est une option judicieuse. En voici les avantages :

• Un webinaire, c'est surtout et avant tout l’occasion de transformer vos idées en un événement. 

• Mais aussi de créer un lien unique avec vos spectateurs. 

• Avec un webinaire, vous devenez également une autorité dans votre domaine. Lorsque vous intervenez en tant que présentateur et que vous apportez de la valeur à votre audience, vous générez des fans qui respectent votre expertise.

• De plus, vous augmentez le trafic sur votre site. Les événements en ligne comme les webinaires sont de véritables aimants. Ils attirent les visiteurs et génèrent de nouvelles inscriptions.

• Enfin, vous pouvez gagner de l'argent. Si vous parlez d'un produit en tant qu'affilié lors d'un événement en direct, vous pouvez réaliser des ventes et augmenter votre chiffre d’affaires. 💰

Le webinaire est-il un outil utile pour vous ?

Les meilleurs webinaires ont le pouvoir d'attirer de nouveaux visages et de stimuler l'engagement des clients. 

Toutefois, vous ne parviendrez pas à vos objectifs, si vous restez sur un argumentaire de vente classique.

Contrairement aux réseaux sociaux par exemple, qui sont plus axés sur la rapidité,  les webinaires abordent des sujets plus vastes, et fournissent des informations plus détaillées.

Comment organiser un webinaire efficace : les étapes indispensables

1. Choisir un sujet pour son webinar

Pour réunir des spectateurs, vous devez d’abord les épater avec un sujet aussi satisfaisant que la dernière pièce d'un puzzle. 🧩

Mais comment choisir le sujet auquel vos spectateurs ne pourront pas résister ?

Votre blog recèle plusieurs sources de sujets de webinaires infaillibles : 

• Votre liste d'articles populaires : un webinaire est l'occasion de développer certains thèmes, de donner des suggestions détaillées, d'offrir des exemples et de discuter des questions.

• La liste des mots-clés qui amènent les lecteurs sur votre site. Vous les trouverez dans Google Analytics.

Vous pouvez également consulter les FAQ de vos équipes d'assistance-clientèle, mais aussi utiliser des sondages sur les réseaux sociaux, ou alors vous adresser à votre responsable des relations client. 

2. Sélectionner les orateurs éventuels

Il est possible, si vous disposez des connaissances et des compétences techniques nécessaires, d'organiser votre webinaire en solo.

Mais dans de nombreux cas, il est préférable de confier l'enseignement à un ou plusieurs conférenciers invités.

3. Choisir un format de webinaire

Voici quelques formats populaires :

• Présentation : il s'agit de l'un des formats de webinaires les plus utilisés. Ils impliquent un seul présentateur et incluent un son ou une vidéo en arrière-plan.

Vous pouvez choisir ce format si vous vous adressez à un public restreint.

Conseil de pro ;)

Ajoutez des sondages et des questions-réponses pour créer un webinaire plus attrayant sur le plan visuel et maintenir l'intérêt de votre public. 

• Interview : une autre option consiste à inviter un expert de votre domaine pour dialoguer autour d'un sujet particulier. Il peut s'agir d'un leader d'opinion, d'un professionnel compétent ou d'un micro-influenceur.

Pour tirer le meilleur parti de ce format de webinaire, fournissez à votre expert une liste de questions à l'avance, en lui demandant d’anticiper ses réponses.

• Produit : ce type de webinaire vous permet de montrer comment utiliser efficacement votre produit ou service, devant la caméra.

4. Choisir une plateforme de webinaire

Il existe de nombreux outils payants et gratuits que vous pouvez utiliser pour organiser votre webinaire.

Votre entreprise est peut-être déjà fidèle à une plateforme de vidéoconférence particulière, comme Zoom ou GoTo Meeting, mais assurez-vous qu'elle dispose des capacités et de la haute qualité dont vous avez besoin pour faire de votre événement virtuel un succès. 

WebinarJam est aussi une plateforme bien établie. Ainsi que YouTube Live, qui vous permet d'organiser des webinaires gratuitement.

👉 Faites notamment attention aux limites imposées aux participants par les services de conférence en ligne.

👉 Vérifiez aussi les fonctionnalités : en fonction de vos besoins particuliers, il peut être utile de disposer d'une fonction de chat, d’enregistrement ou de la possibilité de personnaliser selon votre identité visuelle, ou d'organiser une session de questions-réponses.

5. Sélectionnez l'espace et l'équipement

Il est préférable d'enregistrer votre webinaire dans une pièce calme, à l'abri des bruits extérieurs et des perturbations.

Au niveau de l'équipement, même s'il n'est pas nécessaire d'investir dans un matériel important, assurez-vous d'avoir accès aux éléments suivants :

• Caméra : testez d'abord la caméra intégrée à votre ordinateur (dans un endroit bien éclairé). Vous pouvez également essayer l'appareil photo de votre smartphone. 

• Microphone : contrairement à la caméra, la qualité des micros inclus dans les ordinateurs n‘est pas top. Blue Yeti et Samson sont 2 bons microphones pour l'organisation de webinaires. Ils sont également faciles à installer. 🎤

6. Établir une feuille de route pour votre webinar

Une feuille de route typique comprend généralement :

• L’interaction avec les participants avant le webinaire (généralement par tchat ou sondage).

• Présentation du sujet, des orateurs et des entreprises, et autres formalités administratives.

• Une session facultative de questions et réponses.

N'oubliez pas d'allouer suffisamment de temps à chaque élément du webinaire, mais pas trop non plus, au risque d’irriter vos spectateurs et de les voir se déconnecter prématurément.

7. Ajouter des éléments visuels à votre webinaire

Moins il y a de texte, mieux c'est. N'écrivez jamais sur une diapositive une chose que vous allez répéter oralement.

Utilisez les couleurs et les images de manière judicieuse, afin de conserver un aspect professionnel.

Consultez l'équipe chargée du branding de votre entreprise, pour vous assurer que votre travail est conforme aux lignes directrices de la marque.

8. Assurez la promotion de votre conférence en ligne

Pour faire connaître votre webinaire, faites appel à vos collègues du marketing, dès que vous avez un sujet et une date de lancement provisoire.

Leur aide permettra d'augmenter considérablement le nombre d'inscriptions à votre webinaire, à condition que l'appel à l'action soit clair et que vous disposiez d'un délai suffisant pour gagner du terrain en ligne.

Une fois que les gens ont entendu parler de votre webinar, vous devez recueillir des adresses électroniques et éventuellement d'autres informations.

Facilitez l'inscription à l'avance pour votre conférence en ligne, grâce à des formulaires que vous afficherez sur une page d'atterrissage spécifique.

Faites la promotion du webinaire en dehors de votre liste d'adresses électroniques

Il existe de nombreuses techniques de marketing numérique que vous pouvez utiliser pour susciter l'intérêt pour votre webinaire.

Passons en revue quelques options :

• Réseaux sociaux : au cours des deux semaines précédant la conférence en ligne, publiez régulièrement des messages sur Facebook, Instagram, TikTok, etc.

N'oubliez pas de créer un hashtag spécial pour votre webinaire et de faire des recherches sur d'autres hashtags populaires susceptibles d'attirer l'attention.

• Promotion et publicités payantes : si vous pouvez vous permettre un investissement supplémentaire, les publicités payantes vous permettront d'atteindre un public plus large que vos canaux organiques.

Vous pouvez diffuser des annonces sponsorisées sur des plateformes telles que Facebook, Instagram, LinkedIn et Google.

• Une autre option est le marketing d'influence, qui consiste à payer des influenceurs de votre secteur pour qu'ils fassent la promotion du webinaire et demandent à leur propre public de s'inscrire.

Envoyez des invitations

Envoyez un courriel à votre liste de contacts pour informer vos connaissances. 📧

Lorsque vous rédigez cet e-mail, concentrez-vous sur les avantages. Qu'est-ce que cela leur apporte ? Pourquoi devraient-ils participer ? Pourquoi devraient-ils s'y intéresser ?

Bien sûr, vous devez leur donner les principaux détails, comme le titre, le sujet que vous allez couvrir, et la date et l'heure. Ajoutez un bouton d'appel à l'action (CTA) clair qui les renvoie directement à votre page d'atterrissage pour qu'ils puissent s'inscrire.

9. Créer la page d'inscription

La page d'inscription à votre webinaire sera la plupart du temps une landing page qui encourage les gens à participer…

1. Commencez par rédiger quelques indications sur votre webinaire. 

2. Ensuite, mentionnez les antécédents des animateurs et ce qu'ils ont accompli sur le plan professionnel. 

3. Enfin, insérez un formulaire d'inscription dans lequel les participants laisseront leurs coordonnées 

4. Et clôturez-le par un appel à l'action clair.

Attention

N'oubliez pas de mentionner la date et l'heure de votre webinaire sur la page d'inscription. Si vous vous adressez à des professionnels en activité, il peut être préférable de choisir un créneau en soirée ou le week-end. N'oubliez pas de préciser le fuseau horaire, si vous attendez des participants du monde entier. 

10. Utiliser un calendrier en ligne pour marquer l’événement

Un certain nombre de personnes qui s'inscrivent à votre webinaire se désisteront. 

Certains seront finalement trop occupés ce jour-là. D'autres oublieront qu'ils se sont inscrits.

Pour maintenir un taux de participation aussi élevé que possible, utilisez un outil de programmation automatisé comme Calendly par exemple, afin de vous assurer que votre webinaire ait bien été noté dans leur agenda. 📅

11. Comment réussir son webinaire ? Faites des tests

Cela vaut pour tous les événements en ligne, mais plus particulièrement pour les webinaires à forte participation : Il est important que toutes les plateformes et tous les appareils concernés fonctionnent bien.

Vérifiez que la majorité des ordinateurs et téléphones puissent accéder au webinaire, en utilisant les liens que vous avez fournis. Vous pouvez demander à vos collègues de vous aider.

Testez votre webcam. Entraînez-vous à partager l'écran et à recevoir des questions par l'intermédiaire du tchat.

12. Accordez-vous 30 à 60 minutes avant le webinaire pour tout mettre en place 

Faites en sorte que votre espace soit calme, vérifiez votre connexion internet, testez les microphones et accueillez les participants.

Vous pouvez aussi vous faire aider. Par exemple, si 3 coéquipiers participent au webinaire, chacun peut avoir une responsabilité différente :

• Modérer le tchat et filtrer les spams

• Lire les questions pendant la session interactive finale.

• Compiler et envoyer des ressources en temps réel, en fonction de ce qui est présenté.

13. Après le webinaire….

Si vous obtenez l'autorisation d'enregistrer, vous pouvez transformer votre webinaire en un téléchargement ou en un lien vidéo privé, que vous pouvez partager avec des prospects ou des clients intéressés.

Une dernière chose : n’oubliez pas que le webinaire n'est pas terminé une fois que vos 40-60 minutes sont écoulées :

• Votre suivi peut faire une énorme différence dans l’accomplissement des objectifs que vous essayez d'atteindre, comme l'obtention d'un plus grand nombre de prospects ou de ventes.

• Veillez à envoyer un courriel à tous les participants pour les remercier, avec un lien vers la rediffusion, si vous proposez cette option.

Dans cet e-mail, vous pouvez également leur envoyer une offre spéciale ou les amener à progresser dans l'entonnoir de vente. Vous devez continuer à entretenir régulièrement ces relations afin qu'elles se développent et s'approfondissent.

Comment préparer un webinaire pour capter l'attention de votre public du début à la fin ?

Pour faire un webinaire percutant, la structure classique en 3 actes principaux est la plus efficace.

Voici un exemple de schéma directeur pour les webinaires de 45 minutes :

• 5 minutes pour l'introduction et l'histoire personnelle

• 25 minutes pour la présentation principale

• 10 minutes pour la séance de questions/réponses

• Les 5 dernières minutes sont un élément-clé de votre présentation. Terminez toujours par un appel à l'action simple que vos spectateurs puissent réaliser le jour même (vous suivre sur les réseaux sociaux, par exemple).

Processus de création d'un webinaire

Tout d'abord, créez un plan approximatif de l'introduction et de la présentation principale avec des titres, des sous-titres et des puces.

Ensuite, déterminez la durée approximative de chaque section afin de pouvoir calculer le nombre de diapositives dont vous avez besoin - on dit souvent qu'il faut à peu près 10 diapositives pour 20 minutes.

Pour créer vos slides, vous avez besoin d'un logiciel de présentation. Selon que vous disposez d'un PC ou d'un Mac, vous pouvez utiliser PowerPoint ou Keynote.

L'application Google Slides, accessible gratuitement, est également une option.

Bien entendu, vous vous adresserez à votre public lorsque vous présenterez chaque diapositive. Vous pourriez être tenté d'improviser, mais il est préférable de rédiger un script que vous pourrez suivre. 

Comment créer un buzz irrésistible pour votre conférence en ligne ?

La meilleure façon de créer un buzz autour de votre événement est de traiter la période qui le précède comme un mini-lancement :

• Envoyez un courrier électronique à votre liste d'abonnés pour encourager la participation à votre webinaire. C'est une bonne idée de transmettre un formulaire d'inscription. Vous pouvez créer un mail automatique avec l'URL de la page où vous intégrerez votre webinaire.

• Rédigez un article de blog qui suscite l'enthousiasme des lecteurs pour votre webinaire. Vous pouvez renforcer l'anticipation en posant des questions dans votre article, et en promettant d'y répondre lors de l’événement. Placez le formulaire d'inscription au bas de votre article, et demandez aux lecteurs de s'inscrire.

• Utilisez les réseaux sociaux pour entretenir le buzz. 

Un autre moyen fantastique de faire connaître votre webinaire est le guest-blogging : il vous suffit d'écrire un article invité sur un blog populaire traitant d'un sujet connexe, et d'annoncer votre webinaire dans la signature de l'auteur.

Il ne vous reste plus qu’à passer à l'action !

Vous avez fait une excellente présentation. Vous avez tout bien préparé et créé vos diapositives. Vous avez fait la promotion de votre webinaire auprès de votre réseau et au-delà.

C'est maintenant l'heure du spectacle.

Organisez votre webinaire en direct, et libérez la puissance de vos connaissances ! 💥💪