Préparez vos commandes

Vous pouvez retrouver et gérer l'intégralité des commandes effectuées sur votre site en vous rendant sur la page Mes sites > Tableau de bord > Boutique en ligne > Commandes

Nous allons détailler dans ce tutoriel les nombreuses fonctionnalités disponibles sur cette page, qui vous permettront de gérer efficacement toutes vos commandes.

Backoffice

D'un simple coup d'œil, vous pouvez retrouver ici tout ce qu'il y a à savoir sur vos commandes : leurs états, leurs montants, les produits concernées, le moyen de paiement utilisé, leurs références, et bien sûr, par qui et quand a été effectué chaque commande.

De plus, vous trouverez un total de votre chiffre d'affaires généré, de vos commandes et de tous vos produits vendus.

Mais ce n'est pas tout, cette page comporte aussi de nombreuses autres fonctionnalités que nous allons voir point par point.

Astuces des développeurs 😉

Comme vous le remarquerez dans ce guide ou dans votre tableau de bord, un petit point rouge est parfois présent pour vous indiquer qu'un nouvel évenement à eu lieu dans une section.

Détails de la commande

En cliquant sur la ligne d'une commande, un panneau vous détaillera plus en profondeur celle-ci et vous donnera accès aux différentes fonctions pour gérer cette commande en toute simplicité.

Vous pouvez aussi cliquer sur les trois points à la fin d'une commande afin d'accéder directement à une section particulière.

Tout d'abord, l'onglet Informations générales, vous permettra de voir les coordonnées de votre client, le commentaire que votre client à ajouter à sa commande si cela est le cas et ses options de commandes et bien évidemment tous les détails concernant la facturation de son achat. 

Dans la partie Méthode de livraison, vous pourrez retrouver la méthode de livraison choisie, les coordonnées du point relais si c'est cette méthode qui a été sélectionné, ainsi que la date de livraison estimée.

Si besoin, un lien Voir le membre est également disponible dans cet onglet, qui vous permettra de consulter les différentes commandes et interactions effectuées par votre client sur votre site.

Pour voir les produits choisis de la commande, vous en trouverez le détail dans l'onglet suivant, Produits. Pour ceux-ci, nous avons également ajouté un raccourci rapide qui vous permet de voir les produits directement depuis votre tableau de commandes, avec un aperçu des produits disponibles en passant votre souris dessus.

Astuces des développeurs ;)

Un clic dans un espace vide de ce panneau de détails vous permettra de fermer rapidement celui-ci, sans avoir besoin de cliquer sur la croix accésible en haut à droite du panneau.

Gérer le statut de la commande

Depuis ce panneau, vous pouvez également modifier le statut de votre commande en fonction de son évolution.

Pour cela, cliquez simplement sur Éditer dans le coin supérieur droit du panneau, puis sélectionner le statut souhaité.

Correspondant au code couleur que vous aviez aperçu dans le tableau récapitulatif de vos commandes, vous pourrez ainsi définir si la commande a été réglée, expédié, annulée ou remboursée. Par défaut, avant toutes modifications de votre part, celle-ci sera sur le statut bleu En attente.

Pour les commandes avec paiement différé (chèque ou virement), attendez de recevoir le paiement avant de préparer la commande. Une fois celui-ci reçu, ajoutez un événement commande payée.

En cas de non-réception d’un paiement, vous pouvez indiquer la commande comme annulée.

Événements de commande

Dans l'onglet Événements de votre commande, vous pourrez retrouver tout le parcours effectué depuis le début de la commande.

De plus, les étapes restantes pour assurer la bonne réception de votre produit à votre client seront grisée, afin de vous rappeler les actions qu'ils vous restent à faire.

Notez que les mails envoyés à votre client seront également affichés ici.

Dans les actions disponibles dans cet onglet, vous pourrez alors : 

• Envoyer un email à votre client.
• Écrire une note interne, qui ne sera visible que par vous.
• Personnaliser la notification de paiement reçu de la commande lorsque vous activez ce statut
• Personnaliser la notification d'annulation de la commande lorsque vous activez ce statut.
• Personnaliser la notification de remboursement de la commande lorsque vous activez ce statut.

Expédition de votre commande

Dans l'onglet Documents, accessible également en cliquant sur la référence d'une commande depuis votre tableau de commandes, vous pourrez consulter et gérer les différents documents nécessaires au bon envoi de votre commande.

Le bon de commande est disponible ici, et le sera également dans l’email de notification à votre client.

Il contient toutes les informations sur les produits, les options, la livraison permettant de réaliser le colis.

Pour imprimer l'étiquette de livraison, cliquez sur Commander une étiquette.

Vous devez utiliser le service d'expédition correspondant au choix du client. La plupart des prestataires ont un service en ligne permettant la commande d'étiquette. Utilisez les informations présentes dans le bon de commande pour passer la commande.

En option, nous pouvons vous proposer la commande d'étiquettes de livraison prépayées et automatiquement complétées depuis le backoffice de boutique avec notification automatique du numéro de suivi au client.

Et bien sûr, pour la facture, cliquer simplement sur Générer la facture.

👉 Une fois expédiée, pensez à modifier le statut de la commande en Commande expédiée

Trier votre tableau de commande

Si vous cherchez une information précise sur une ou plusieurs de vos commandes, vous allez pouvoir trouver cela rapidement grâce à notre système de filtres.

Par défaut, la liste est triée selon un ordre décroissant en fonction de la date et vous avez la possibilité de combiner plusieurs triages entre les colonnes.

Mais vous pouvez également trier les résultats en fonction de l'information que vous cherchez, par date, référence ou montants, mais également en filtrant les résultats :

Filtrer par montant :

En cliquant sur l'icône de filtre à droite de Montant, et en indiquant les différents paliers de montants que vous souhaitez afficher, puis en cliquant sur Appliquer.

Filtrer par moyen de paiement :

En cliquant sur l'icône de filtre à droite de Moyen de paiement, et en cochant la case du moyen de paiement que vous souhaitez afficher, puis en cliquant sur Appliquer.

Filtrer par état du paiement :

En cliquant sur l'icône de filtre à droite de l'état de paiement, et en cochant la case de l'état de paiement que vous souhaitez afficher, puis en cliquant sur Appliquer.

Filtrer par état de la commande :

En cliquant sur l'icône de filtre à droite d'État, et en indiquant le statut que vous souhaitez afficher, puis en cliquant sur Appliquer.

Astuces des développeurs ;)

Dans le cas d'une recheche qui ne trouverais aucune commande, un bouton "Supprimer les filtres" sera présent sur votre barre de filtres.

Télécharger vos données

Enfin, pour vos besoins administratifs, vous pouvez à tout moment télécharger les données liées à vos commandes, simplement en cliquant sur le bouton Télécharger les données et en sélectionnant le format souhaité ( .xlsx, .csv ou .csv avec les détails des commandes).

Attention

Pour le format .xlsx, si le nombre de commandes est supérieur à 100, l'envoi du téléchargement sera par mail

Pour le format .csv, si le nombre de commandes est supérieur à 2000, l'envoi du téléchargement sera également par mail